Соглашение об электронном документообороте с ПФР: образец заявления

Содержание статьи

Общая информация

Установлено, что все предприятия, которые имеют в штате наемных сотрудников, а также работают с физическими лицами на основании гражданско-правовых договоров, обязаны предоставлять в 2020 году следующие виды отчетности:

  • СЗВ-М;
  • СЗВ-стаж;

Важно! Ранее юридические лица подавали также обязательную форму РСВ-1, в которой был отражен расчет перечисленных страховых взносов. Однако в 2020 году страховые взносы на пенсионное обеспечение администрируются налоговыми органами, в связи с чем необходимость подачи данного отчета отпала.

При этом взаимодействие с ПФР не ограничивается лишь подачей вышеуказанных форм.

Чтобы снизить нагрузку на организации и упростить порядок отчетности, Пенсионный фонд России предлагает перейти на электронную сдачу отчетности.

Для осуществления перехода необходимо подать соответствующие документы в адрес ПФР. Среди них следует выделить соглашение об электронном документообороте.  Оно представляет собой юридически значимый документ, который определяет технические условия обмена электронными документами, права и обязанности сторон, а также устанавливает ответственность за ненадлежащее исполнения этих обязанностей.

Данный документ является обязательным для подписания любым лицом, которое планирует осуществлять обмен электронными документами с Пенсионным фондом России в процессе своей хозяйственной деятельности.

Преимущества электронного документооборота с ПФР

  • Нет необходимости дублировать отчеты на бумажных носителях и представлять их лично либо почтовым отправлением.
  • Риск технических ошибок в отчетах сводится к нулю.
  • Ускорение и упрощение рутинных процессов по составлению и сдаче отчетов для бухгалтера.
  • Возможность моментальной сдачи отчета, буквально в последние минуты установленного Законом срока.
  • Гарантия безопасности и конфиденциальности передачи данных.

Комплексное решение для подготовки и отправки отчетности в ПФР

Контур.Экстерн – это комплекс программ ПФР для сдачи отчетности, которым пользуются почти 2 миллиона организаций по всей России. На сегодняшний день сервис практически на 100% автоматизирует сбор данных, формирование и отправку отчетности в ПФР.

Почему работать с Экстерном удобно

  • Автоматическое обновление форм и справочников.

Пользователям Экстерна не нужно искать актуальные формы документов или загружать обновления. Система обновляется автоматически сразу после принятия поправок в законодательство, причем без участия пользователя. Вы всегда будете работать с актуальными формами отчетных документов, получите доступ к необходимым справочникам и классификаторам, в том числе КЛАДР.

  • Любые формы отчетности.

Контур.Экстерн содержит абсолютно все формы отчетности, требуемые для представления в ПФР: СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ИСХ, СЗВ-КОРР, ОДВ-1. Также вы можете подготовить и направить в Пенсионный фонд анкету застрахованного лица АДВ-1, заявление об отмене страхового свидетельства АДВ-2, заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства АДВ-3, копию трудовой книжки СЗВК. Через систему вы можете оформить выход сотрудника на пенсию, направлять своему инспектору абсолютно любые письма и запросы, то есть вести полноценный документооборот с Фондом.

  • Помощь при заполнении и автоматическая проверка отчетов.

Экстерн подскажет, каким образом необходимо заполнять те или иные строки в отчете, а также сам заполнит большую часть полей. После составления система автоматически проверит отчет на предмет ошибок и неточностей, в том числе соответствия ФИО и СНИЛС, даст подсказки по их исправлению. Риск того, что ПФР не примет отчетность с первого раза, сведен практически к нулю.

  • Интеграция с популярными программами ведения бухучета.

Контур.Экстерн обрабатывает и отправляет отчеты, подготовленные в других программах, в частности 1С. Вашему бухгалтеру не придется отказываться от привычных систем ведения бухучета и привыкать к новому ПО.

  • Экспертная клиентская поддержка.

Служба поддержки клиентов Контур.Экстерн работает круглосуточно и 7 дней в неделю. Вы можете получить консультации как по вопросам функционирования сервиса, так и по заполнению тех или иных форм отчетности.

  • Безопасность и конфиденциальность передачи данных.

Все документы, которые вы отправляете через интернет с помощью сервиса Контур.Экстерн, заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью, передаются по защищенным каналам с помощью средств криптографической защиты информации.

  • Удобная работа с отправленными отчетами.

Удобный интерфейс Экстерна позволит вам быстро найти нужный отчет из всех отправленных в ПФР документов. Сортируйте отчетность по периоду, дате составления, коду УПФР, регистрационному номеру, организации.

Как подключиться и начать электронный документооборот с ПФР

Чтобы получить возможность подготовки и последующей сдачи отчетности в ПФР в электронном виде, страхователю необходимо написать заявление о подключении к электронному документообороту и подписать соглашение с территориальным органом Пенсионного фонда по месту регистрации. Сначала Фонд рассматривает заявление страхователя, потом выдает на подпись соглашение. Бланки заявления и соглашения доступны для скачивания на официальном сайте ПФР.

Плюсы и минусы электронной передачи данных

Электронная отчетность придумана не просто так – этот способ связи с государственными органами обеспечивает оперативность, надежность и достоверность.

Вся информация передается в зашифрованном виде, и прочесть ее может только сотрудник Пенсионного фонда, имеющий ключ к расшифровке послания.

Специалисты бухгалтерских отделов освобождены от обязанности каждый раз ездить в территориальный отдел фонда и сидеть в очередях, кроме того, сводится на нет возможность ошибок при ручном внесении данных из распечатанных отчетов в компьютеры инспекторов. Иными словами, происходит экономия времени, а человеческий фактор утрачивает свое значение.

Единственный небольшой минус заключается в том, что для того, чтобы перейти на электронную сдачу отчетности, организации придется для начала обзавестись собственной электронной цифровой подписью. И то – минусом это можно считать довольно условно, поскольку электронная подпись существенно расширяет возможности любого предприятия в плане делового документооборота, придавая любой бумаге статус юридического документа.

Таким образом, электронная передача данных в государственные структуры возможна только при одном условии: у компании должна быть официально зарегистрированная цифровая подпись.

Причем это требование распространяется не только на юридические лица (предприятия и организации), но и на индивидуальных предпринимателей, адвокатов, нотариусов и пр. – то есть всех тех, кто имеет работников в найме.

Через кого коммуницировать в ПФР

ПФР принимает отчетность:

  • через посредничество специальных уполномоченных агентов (представителей);
  • через удостоверяющие центры, имеющих аккредитацию.

Оба эти варианта имеют востребованность, поскольку первый значительно более удобен и прост (удостоверяющие центры имеют в своем распоряжении все нужные технологии, в т.ч. и собственную цифровую печать, а также обеспечивают полную техническую поддержку клиентов), а второй – менее затратен.

Но вне зависимости от того, каким именно способом компания решит сдавать отчетность, прежде всего, необходимо заключить с местным отделом ПФР Соглашение об электронном документообороте, а для этого необходимо написать соответствующее заявление.

Виды электронной отчетности в ПФР

После передачи администрирования страховых взносов налоговым органам у страхователей осталась обязанность представления в ПФР отчетности, содержащей сведения индивидуального (персонифицированного) учета:

  • СЗВ-М;
  • СЗВ-СТАЖ;
  • ОДВ-1;
  • СЗВ-ИСХ;
  • СЗВ-КОРР;
  • СТВ-ТД.

При этом у страхователей есть 2 способа сдачи отчетности в ПФР:

  • в виде документов в бумажной форме;
  • электронной форме.

Оба способа отчетности доступны страхователям с числом застрахованных лиц за предшествующий отчетный период до 25 человек (п. 2 ст. 8 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Кто должен отчитываться

В электронном виде обязаны сдавать отчетность в ПФР страхователи со штатом 25 человек и более.

Кроме того, при желании каждая компания или ИП, независимо от численности сотрудников, может отчитываться в ПФР в электронном виде.

Обращаем внимание, что даже тем бизнесам, у кого нет сотрудников, а руководитель — единственный участник (учредитель), с которым не заключен трудовой договор, необходимо сдавать в ПФР отчеты СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ,  включающие данные по директору.

Что нужно для подключения электронного документооборота

Организации для начала документооборота с ПФР необходимо заполнить следующие документы:

  • заявление о подключении к электронному документообороту в 3 экземплярах;
  • соглашение о подключении к электронному документообороту в 2 экземплярах.

Вышеперечисленные документы необходимо передать в отделение Пенсионного фонда, с которым, собственно, и будет заключено соглашение. Предоставить их может либо руководитель, либо другое лицо, на основании доверенности от этой организации. Доверенность может быть составлена в произвольной форме, она должна содержать информацию о том, что данное физическое лицо имеет право доставлять и получать документы, связанные с оформлением подключения электронного обмена бумагами с Пенсионным фондом. Такую доверенность должен подписать руководитель, также в ней необходимо проставить печать организации-страхователя.

Перед заполнением заявления и соглашения необходимо определиться с выбором аккредитованного удостоверяющего центра или его уполномоченных представителей, которые берут на себя техническую сторону подключения по телекоммуникационным каналам связи. На сегодняшний день организаций, предоставляющих подобные услуги, более чем достаточно.

Что касается соглашения о подключении к электронному обмену документами, то его бланк можно скачать на сайте ПФР.

Что нужно для электронного документооборота

Электронный документооборот — это уже известная система обмена данными. Ряд её положительных моментов:

  • возможность отправки отчётной документации в удобный момент времени;
  • учёт передаваемых документов;
  • сохранность тайны переданных сведений;
  • исправление ошибок в переданных сведениях без посещения органов ПФР;
  • создание и ведение единого архива документооборота организации с ПФР в цифровом виде.

Для внедрения цифрового документооборота потребуется:

  • программное оборудование для ПК, поддерживающее создание отчётов в нужных форматах;
  • ПО для реализации функций электронной подписи, а именно средства криптографической защиты информации (СКЗИ);
  • услуги удостоверяющего центра для обслуживания сертификатов ключей электронной подписи;
  • выбор ответственного должностного лица, в обязанностях которого будет использование СКЗИ и ведение архива электронного документооборота.

До обращения в территориальный офис ПФР требуется воспользоваться услугами удостоверяющего центра. Оформите заявку на сертификат ключа подписи руководителя организации и на получение других необходимых для использования цифровой подписи документов.

Чем руководствоваться

Новые правила электронного обмена документами персучета с Пенсионным фондом закреплены постановлением Правления ПФР от 11.03.2020 № 178п. Этот документ регулирует общие принципы, правила и условия организации информационного обмена при:

  • представлении страхователями сведений индивидуального (персонифицированного) учета в электронном виде;
  • направлении в электронном виде страхователю документов о привлечении его к ответственности по ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее – Закон № 27-ФЗ).

Одновременно утратили силу порядок и условия направления в электронном виде страхователю форм документов о привлечении к ответственности, утвержденные постановлением Правления ПФР от 11.01.2018 № 3п.

Способы отправки сведений

Индивидуальные сведения можно подать в ПФР в форме:

  • электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе Интернета, через личный кабинет на сайте ПФР (они должны обеспечивать возможность направления и получения однозначной и конфиденциальной информации);
  • промежуточных сообщений и ответной информации в электронном виде, в т. ч. с использованием электронной подписи.

Как зарегистрироваться: заявление

Для регистрации в системе электронного документооборота ПФР страхователи направляют заявление на подключение к этой системе. Оно должно содержать:

  • регистрационный номер в ПФР;
  • регистрационный номер оператора электронного документооборота;
  • наименование страхователя в ПФР – юридического лица, оператора;
  • Ф.И.О. (при наличии) страхователя – физического лица;
  • сведения об адресе (месте нахождения) оператора;
  • контактный телефон и адрес электронной почты оператора;
  • страховой номер индивидуального лицевого счета (ИЛС) страхователя;
  • ИНН;
  • КПП;
  • сведения о представителе по доверенности.

ПФР в течение 2-х рабочих дней после получения заявления на подключение направляет уведомление о результате его рассмотрения с отметкой об удовлетворении или об отказе.

Если заявление на подключение неполное или содержит ошибки, ПФР вправе отказать в подключении.

В случае прекращения доверенности страхователь должен уведомить ПФР о прекращении полномочий представителя.

Для отключения от системы электронного документооборота ПФР страхователь направляет в ПФР заявление об этом. Фонд рассматривает его тоже 2 рабочих дня.

Порядок обмена и сроки

Для сдачи сведений на работающих физлиц в электронном виде страхователь (представитель) готовит их в форме электронных документов, заверенных усиленной квалифицированной электронной подписью, и отправляет через оператора в территориальный орган ПФР в зашифрованном виде.

Дата подачи сведений персучета в электронной форме через оператора – это дата их отправки по телекоммуникационным каналам связи в адрес территориального органа ПФР. Об этом оператор делает соответствующую отметку при составлении документа «Опись содержания пакета» и направляет в ПФР в пакете с подготовленными электронными документами со сведениями индивидуального (персонифицированного) учета.

Дата представления документов с использованием личного кабинета страхователя – это дата, зафиксированная в электронной квитанция о регистрации, сформированной в кабинете.

В течение 1 рабочего дня с момента поступления электронных документов ПФР направляет страхователю подтверждение их получения – уведомление о доставке.

ПФР в течение 3-х рабочих дней с момента направления уведомления о доставке выполняет следующие действия:

  1. Проверяет усиленную квалифицированную подпись (далее – УКЭП) оператора и состав пакета.
  2. Расшифровывает входящие документы.
  3. Проверяет УКЭП страхователя.
  4. Проверяет индивидуальные сведения на соответствие установленной форме, формату и порядку заполнения.

В случае ошибок при проверках в первых двух пунктах ПФР отправляет электронное уведомление об отказе в приеме пакета.

При обнаружении в представленных сведениях на физлиц ошибок и/или их несоответствия сведениям у Пенсионного фонда, а также несоответствия их требованиям закона, страхователю направляют уведомление об устранении ошибок и/или несоответствий. Срок исправления расхождений – 5 рабочих дней.

Причём указанное уведомление должно содержать протокол проверки с данными об ошибках и/или несоответствиях.

В случае подключения страхователя к системе электронного документооборота ПФР формы документов для привлечения к ответственности по ст. 17 Закона № 27-ФЗ уполномоченный работник территориального органа ПФР формирует в электронном виде, подписывает электронной подписью и направляет страхователю в зашифрованном виде. В этом случае на бумаге их уже не направляют.

Дата получения страхователем (представителем страхователя) документов в электронном виде от территориальных органов ПФР, переданных через оператора, – это дата, указанная в электронном уведомлении о доставке. Оно формируется автоматически при их поступлении на транспортный сервис оператора и высылается одновременно в адреса всех участников информационного обмена.

Дата получения страхователем (представителем страхователя) документов в электронном виде от территориальных органов ПФР, переданных через личный кабинет, – это дата их размещения в ЛК.

При размещении в личном кабинете страхователя документов в электронном виде от территориальных органов ПФР здесь автоматически формируется и размещается электронное уведомление о доставке.

Как защищены передаваемые сведения персучета

Сведения индивидуального (персонифицированного) учета содержат персональные данные, которые отнесены к информации ограниченного доступа и должны быть защищены в соответствии с Законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Средства электронной подписи не должны нарушать конфиденциальность информации ограниченного доступа и должны соответствовать требованиям п. 5 ст. 8 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Для обеспечения защиты информации при представлении индивидуальных сведений в электронном виде используют средства криптографической защиты в соответствии с требованиями постановления Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119.

Особенности составления соглашения на ЭДО

Официальная форма соглашения об электронном документообороте (ЭДО) представлена в открытом доступе на сайте ПФ РФ. Также бланк можно получить в территориальном фонде по месту нахождения вашего учреждения. Заполнять реквизиты соглашения на ЭДО нужно внимательно. Если представители Пенсионного обнаружат ошибки, описки или неточности, то соглашение вернут на доработку, а срок подключения будет отодвинут.

Как заключить соглашение об обмене электронными документами с ПФР

Для этого бюджетная организация должна представить:

  1. Заявление в ПФР на подключение электронной отчетности. Бланк стандартной формы нужно составить в трех экземплярах.
  2. Соглашение с ПФР об электронном документообороте 2020. Составляется в двух экземплярах на специальном бланке. Один экземпляр остается у организации-заявителя, а второй — у представителей Пенсионного фонда.
  3. Доверенность. Документ нужен, если оформлением занимается не руководитель, а ответственное лицо. Например, бухгалтер или юрист. Составляется в произвольной форме, заверяется подписью руководителя и печатью организации.

Готовый пакет документов представьте в территориальное отделение по месту нахождения бюджетного учреждения. Чтобы подключить обособленное подразделение, которое самостоятельно взаимодействует в ПФ РФ, документацию направьте в отдел по месту нахождения подразделения.

Порядок подключения страхователя к электронному документообороту ПФР

Плюсы электронного документооборота (ЭД) с ПФР очевидны:

  • вам не нужно лично посещать территориальный орган ПФР;
  • система ЭД позволяет оперативно исправлять выявленные в отчетности ошибки;
  • иные преимущества (обеспечение конфиденциальности передаваемой информации, возможность формирования на предприятии электронного архива всего документооборота с ПФР и др.).

Чтобы подключиться к ЭД, необходимо оформить с ПФР Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота.

Кроме того, для организации ЭД вам понадобится:

  • установить необходимое программное обеспечение (для формирования отчетов по установленным формам, криптографическое программное обеспечение);
  • воспользоваться услугами удостоверяющего центра по созданию и поддержке сертификатов ключей электронной подписи для ЭД ПФР;
  • назначить ответственное за организацию ЭД с ПФР лицо на вашем предприятии.

Сдавать отчетность в ПФР в электронном виде можно через аккредитованный удостоверяющий центр либо через уполномоченных представителей. Последний вариант будет дешевле, но первый — удобнее. Удостоверяющие центры предоставляют абсолютно все необходимое программное обеспечение (в том числе и собственную ЭЦП) и осуществляют техподдержку — бухгалтер может прямо на рабочем месте видеть: ушел ли отчет в фонд, вернулся на доработку с замечаниями или был принят без нареканий.

Как оформить соглашение

Порядок подключения к дистанционному документообороту устанавливается в соответствии с регламентом.

Так, в первую очередь, направляется заявление о подключении к электронному документообороту. Его форму можно скачать на сайте Пенсионного фонда.

В заявление необходимо внести следующие сведения:

  • наименование органа, куда подается заявление;
  • дату, с которой планируется подключение к системе электронного документооборота;
  • наименование, ИНН, КПП страхователя, а также его номер в системе;
  • информацию о банке, в котором у страхователя открыт расчетный счет;
  • среднесписочную численность сотрудников.

В специальном поле указывается информация об удостоверяющем центре, посредством обеспечения которого и будет осуществляться документооборот:

  • наименование центра;
  • юридический адрес;
  • наименование средства криптозащиты информации (данные сведения можно получить у сотрудников удостоверяющего центра).

Справка! Перечень удостоверяющих центров ограничен. Перед заключением договора на обслуживание с каким-либо из них необходимо уточнить, возможна ли подача отчетности в Пенсионный фонд, используя его техническое обеспечение. Кроме этого, сведения об аккредитации удостоверяющего центра можно получить на сайте Минкомсвязи РФ.

Заявление удостоверяется подписью руководителя и печатью страхователя, после чего подается в Пенсионный фонд в трех экземплярах.

Кроме этого, необходимо заполнить и само соглашение. В нем в обязательном порядке прописывается дата и место его заключения. Кроме этого, указывается наименование органа фонда и организации, которая планирует вести электронный документооборот с внебюджетным фондом.

Соглашение представляет собой текстовый документ, каждая страница которого подписывается его сторонами. Раздел «Юридические адреса и реквизиты сторон» требует внимательности при его заполнении.

Так, страхователь вносит следующие сведения о себе:

  • наименование;
  • адрес;
  • телефон (факс при наличии);
  • наименование банка обслуживания;
  • расчетный счет в банке обслуживания;
  • регистрационный номер;
  • ИНН/КПП.

После этого соглашение подписывается руководителем организации или уполномоченным на то лицом. Подпись заверяется печатью.

Соглашение составляется в двух экземплярах, по одному для каждой из его сторон.

После направления бумаг следует ожидать подписания их со стороны Пенсионного фонда.

Пенсионный фонд вправе оставить заявление без удовлетворения в случае наличия ошибок в подаваемых документах или если договор заключен с удостоверяющим центром, у которого отсутствует аккредитация.

Как только организация получила подписанный представителем ПФР экземпляр соглашения можно начинать настройку программного обеспечения для осуществления документооборота.

Если организация решила сменить удостоверяющий центр, то об этом необходимо проинформировать внебюджетный фонд, который предложит перезаключить соответствующее соглашение.

Образец заявление в ПФР о подключении к электронному документообороту:

Соглашение об электронном документообороте с ПФР: образец заявления

Оформление соглашения об ЭДО с ПФР

Соглашение об электронном документообороте с ПФР заключается при подаче следующих бумаг:

  • Заявление на подключение цифровой отчётности. Документ оформляется по типовой форме в трёх экземплярах.
  • Соглашение по цифровому документообороту с ПФР. Также имеет стандартную форму, заполняется в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.
  • Доверенность на должностное лицо, оформляющее сотрудничество. Наиболее часто это возлагается на штатного юриста или сотрудника бухгалтерии организации, которые действуют по доверенности от руководителя компании. Доверенность имеет свободную форму, подписывается директором и заверяется печатью.

Пакет направляется в отделение ПФР, которое располагается по месту деятельности компании. Заключать соглашение от лица обособленного подразделения необходимо в том отделении ПФР, которое относится к месту расположения этого подразделения.

Заявление по документообороту с ПФР

Скачать шаблон можно на сайте ПФР. Заполнению подлежат следующие графы:

  • Поле для наименования отделения ПФР, с которым требуется наладить обмен электронными документами.
  • Раздел № 1 — заполнение информации об организации: регистрационный номер, наименование, ИНН, КПП, юридический и фактический адрес, данные руководителя, контактные данные.
  • Полные банковские реквизиты учреждения, количество работников организации (эта информация приводится по запросу ПФР).
  • Раздел № 2 — если заявитель ИП, указываются ФИО, СНИЛС, ИНН, место регистрации и фактического проживания, контакты.
  • Раздел № 3 — информация об операторе СЭД ПФР: наименование компании, адрес, данные о применяемом СКЗИ.

Заявление подписывает руководитель организации или ИП. Для компаний требуется закрепить документ печатью.

Соглашение по электронному документообороту

Скачать типовую форму соглашения по ЭДО можно на сайте ПФР или получить его в территориальном отделении.

Подключение ведётся по договору, который заключается между страхователем в лице конкретного отделения ПФР и абонентом системы в лице организации или ИП. В документе имеются следующие положения:

  • предмет (осуществление электронного документооборота с подробным описанием технологии его осуществления);
  • технические условия (приобретение, установка и обеспечение работоспособности ПО и СКЗИ для корректной работы в системе за счёт абонента);
  • порядок осуществления обмена документами;
  • права и обязанности сторон;
  • ответственность сторон;
  • порядок смены ключей шифрования и электронной подписи;
  • срок действия договора;
  • дополнительные условия;
  • реквизиты сторон.

В шапке документа указываются полные наименования территориального фонда ПФР и организации:

  • наименование компании;
  • должность и ФИО директора;
  • регистрационный номер организации;
  • нормативный документ, который регламентирует деятельность компании.

В конце аналогично указываются реквизиты сторон.

Важно внимательно отнестись к заполнению договора. Любые неточности приведут к возврату бумаги для её доработки. В этой ситуации дата подключения абонента к системе будет отложена.

Подача документов по цифровому документообороту

Документы принимает территориальное отделение ПФР по месту деятельности абонента. Страхователь имеет право отказать в документообороте в следующих ситуациях:

  • поданные документы содержат ошибки и неточности;
  • удостоверяющий центр, с которым абонент заключил договор, не имеет требуемой аккредитации по электронному документообороту.

При отсутствии замечаний ПФР подписывает соглашение и передаёт его в организацию заявителя. На этом этапе начинается настройка программ по документообороту, осуществляются тестовые обмены данными с ПФР.

Проще всего наладить ЭДО с помощью сервисов. «Астрал.Онлайн» — это удобный сервис для организации и ведения электронного оборота документами. Для связи с различными контрагентами не требуется установки дополнительного программного обеспечения. А для тех, кто использует программу «1С» будет удобнее подключиться к «1С-ЭДО». Сервис позволяет осуществлять обмен любыми файлами, вести архив электронной документации и подписывать документы различными квалифицированными сертификатами.

Как заполнить заявление на электронный документооборот с ПФР

Суть заявления в том, что организация-страхователь намерена наладить обмен документами с Пенсионным фондом. В шапке заявления необходимо указать, в какое именно отделение вы подаете заявление, а ниже — дату, с которой необходимо подключить услугу. Затем заполняют следующие данные:

  • наименование организации;
  • ИНН, КПП;
  • регистрационный номер в ПФР;
  • данные о банке, в котором обслуживается данная организация;
  • юридический и фактический адрес;
  • среднесписочная численность сотрудников.

После того как данные о юридическом лице будут заполнены, необходимо внести информацию о выбранном удостоверяющем центре или о его уполномоченном представителе.

Соглашение об электронном документообороте с ПФР: образец заявления

В завершении заявитель подписывает документ и ставит на нем печать, подтверждая таким образом свое согласие с условиями.

Работники ведомства после получения заявления должны предоставить Соглашение о подключении электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи. Этот документ также необходимо заполнить. На рассмотрение заявления Пенсионный фонд может потратить от одной недели до месяца. В случае если в реквизитах страхователя будут ошибки, заявление не примут.

Почему нужно заполнять новое заявление 

С 1 по 17 февраля 2020 года работодатели в первый раз отчитываются по форме СЗВ-ТД. Под новую отчётность ПФР запускает новую информационную систему федерального уровня. Если раньше отчёты поступали сначала в региональную базу данных, а потом уже передавались в централизованную, то теперь они сразу будут попадать в единое, на всю Россию, хранилище.

Пока в этой системе будут обрабатываться отчёты СЗВ-ТД и исходящие документы ПФР о выявленных нарушениях и об уплате штрафов. Позднее на эту базу данных могут перевести и остальные формы.

Поскольку это новая система документооборота, в ней нужно заново регистрироваться независимо от того, заключали ли вы раньше Соглашение об обмене электронными документами с ПФР.

Что нужно сделать

Чтобы зарегистрироваться в новом приёмном комплексе ПФР, нужно направить Заявление на подключение страхователя к электронному документообороту (ЗПЭД). Оно должно быть подписано лично страхователем.

Сделать это можно в электронном виде — через ту же систему, с помощью которой вы сдаёте отчётность. Заявление нужно заверить квалифицированной электронной подписью, выданной на имя руководителя организации.

Как заполнить заявление в Экстерне

Если не подать заявление о подключении к ЭДО ПФР, отчёт СЗВ-ТД не примут. Поэтому, скорее всего, к началу отчётности все разработчики добавят форму заявления в свои программы. Расскажем, как заполнить её, если вы отчитываетесь через Контур.Экстерн.

Войдите в Экстерн. На боковом меню найдите значок ПФР и выберите «Регистрация в ПФР». На главном экране появятся две ссылки — кликните «Заявление на подключение страхователя к электронному документообороту ПФР (ЗПЭД)»:

Соглашение об электронном документообороте с ПФР: образец заявления

После клика на заявление откроется форма. Введите нужные реквизиты

Соглашение об электронном документообороте с ПФР: образец заявления

Или можете пролистать форму вниз и сразу выбрать сертификат, которым будет подписан документ. Если в реквизитах плательщика все данные заполнены, в форме они проставятся автоматически:

Соглашение об электронном документообороте с ПФР: образец заявления

Как быть, если компания отчитывается через уполномоченного представителя

Если компания отчитывается в ПФР через уполномоченного представителя, директору придётся обратиться в ПФР лично — представить рукописное заявление, а также доверенность и уведомление о предоставлении полномочий представителю.

Соглашение о подключении к электронному документообороту с ПФР

Неправильно заполненный бланк работники Пенсионного фонда вернут на исправление, поэтому будьте внимательны. Если вы получили бланк в Пенсионном фонде, то обычно реквизиты нужного отделения ведомства уже заполнены. Если вы скачали Соглашение о подключении к электронному документообороту без реквизитов Пенсионного фонда, то тогда вам необходимо прописать наименование и контактную информацию того отделения фонда, куда вы обратились. Необходимо также заполнить все данные страхователя. После этого надо подписать документ и поставить печать. Образец шапки этого документа представлен ниже.

Соглашение об электронном документообороте с ПФР: образец заявления

Обратите внимание: в Соглашении о подключении к электронному обмену документами ПФР указано, что вы можете рассчитывать на обмен информацией с Пенсионным фондом посредством интернета, факса и других современных коммуникационных систем. После получения всех документов ведомство может рассматривать их от двух недель до месяца.

Внимание! При переходе к другому специальному оператору договор необходимо перезаключить. Бывает, что не все УПФР требуют перезаключения соглашения, однако по регламенту это необходимо сделать.

После того как заявитель получит обратно подписанные экземпляры заявления и соглашения, можно начинать настройку программы, с помощью которой шифруются и передаются данные в отделение пенсионного страхования. По завершении процедуры можно начинать обмен.

Обязательные пункты соглашения с пфр об электронном документообороте

  • Название документа, номер, дата и место его составления;
  • Предмет контракта с подробным толкованием функционирования процесса между сторонами;
  • Технические условия и порядок обмена информацией;
  • Права и обязанности, ответственность сторон, срок действия договора и иные условия;
  • Внизу традиционно участники визируют договор подписями и печатями.

Порядок предоставления электронной отчетности:
— Формируются файлы установленного формата;
— Далее программа ПФР проверяет правильность их формирования;
— При наличии ошибок, требуется произвести корректировки;
— Происходит обязательная проверка на вирусы;
— Затем отчеты подписываются уполномоченным лицом с помощью ЭЦП и отправляются в ПФР;
— Орган ПФР отправляет ответное подтверждение о получении;
— При отрицательном результате приема, абонент получает уведомление об отказе с обоснованием причин;
— В результате требуется новая подача документов;
— Если к пакету документов вопросов нет, они принимаются и сохраняются, о чем отправляется извещение;
— Все сбои возникающие в работе электронного документооборота, регулируются законодательством об электронном документообороте и соглашением, заключенным между сторонами.

Как отправлять отчеты после подписания документов

После оформления необходимых документов организации вправе подавать отчеты. Для этого используются специальные инструменты и системы удостоверяющих центров.

Так, отчетность подается за подписью сертификата ЭЦП. Как правило, электронную подпись проставляет руководитель организации. Однако соответствующее право может быть предоставлено и главному бухгалтеру, на которого должен быть оформлен сертификат ЭЦП. Кроме этого, если отчетность будет подписана не руководителем, а сотрудником, то к соглашению между ПФР и организацией в обязательном порядке должна быть приложена доверенность.

Удостоверяющих центров довольно много и организация вправе выбрать любой из них, который имеет соответствующую аккредитацию. Среди них особо следует выделить систему СБИС, предпочтение которой отдали десятки тысяч пользователей.

При помощи системы СБИС организации могут формировать и подавать документы электронной отчетности в любые государственные органы, в том числе и в Пенсионный фонд.

В данной системе реализованы следующие возможности:

  • подача отчетов по установленным формам;
  • оформление пенсии сотрудникам;
  • отправка писем в ПФР;
  • сверка данных с ПФР.

Важно! После заключения соглашения для начала работы со СБИС необходимо добавить сведения о документе в систему. К ним относятся дата заключения соглашения и его номер. При невыполнении данного условия система не сможет отправить документы в ПФР.

Особенности электронного взаимодействия территориальных органов ПФР со страхователями при назначении пенсии

С января 2015 года изменился порядок обращения граждан, выходящих на пенсию, за назначением выплат. Теперь с письменного согласия работника данную процедуру может осуществить работодатель (п. 3 ст. 21 закона «О страховых пенсиях» от 28.12.2013 № 400-ФЗ). Для этого не позднее 9 месяцев до выхода работника на пенсию плательщик страховых взносов формирует пакет документов, который включает в себя:

  • трудовой договор;
  • трудовую книжку;
  • СНИЛС;
  • паспортные данные и иные документы, в зависимости от вида устанавливаемой пенсии.

Бумаги сканируются в цветные изображения с расширением не менее 300 dpi и под реестр направляются в территориальное отделение по телекоммуникационным каналам связи за электронной подписью страхователя. Если на пенсию выходят несколько сотрудников, то на каждого оформляется отдельный пакет документов.

При получении файлов ответственный работник ПФ отправляет страхователю расписку о получении документов за своей ЭЦП. После окончания процедуры обработки и регистрации информации в единой базе работодателю направляется протокол принятия бумаг. Если каких-то документов не хватает, страхователь будет также извещен по ТКС. 

ВНИМАНИЕ!До отправки файлов с территориальным отделением ПФ РФ необходимо заключить дополнительное соглашение об электронном документообороте.

Пенсионерам останется лишь обратиться с заявлением и паспортом в ПФ за назначением пенсии.

Выбор оператора электронного документооборота

На первом этапе работодатель выбирает оператора электронного документооборота – организацию, которая оказывает услуги по обеспечению обмена электронными документами с ПФР, гарантирует безопасность документооборота, осуществляет техническое сопровождение телекоммуникационных сетей.

Основанием для сотрудничества является договор, подписанный между работодателем и спецоператором. Как правило, форму договора предлагает оператор. Перед подписанием работодателю необходимо внимательно ознакомиться с текстом соглашения, обратив внимание на:

  • перечень услуг (обеспечение документооборота, гарантия безопасности данных, круглосуточная техническая поддержка);
  • тарифы (абонентское обслуживание, разовые платежи);
  • меры ответственности, предусмотренные при невыполнении условий договора

Бланк соглашения об электронном документообороте с ПФР 2021 года

Скачать

В бланке договора ЭДО указывают полное наименование ТОПФР, должность руководителя (ответственного лица). Затем прописывают аналогичные данные по своей организации: полное наименование, должность и ФИО руководителя, указывают регистрационный номер, а также нормативный документ регламентирующий деятельность бюджетного учреждения (положение, устав, прочее).

В конце 3 раздела укажите наименование территориального отделения фонда. Затем переходите в 9 раздел, здесь пропишите реквизиты и юридические адреса сторон (вашего учреждения и ТОПФ).

Время рассмотрения обращения организации о подключении к ЭДО колеблется от двух недель до одного месяца. О принятом решении вас обязательно уведомят в письменном виде. Если организация планирует сменить оператора комплексных услуг в СЭД ПФР, то соглашение придется перезаключить. В любом случае порядок смены оператора услуг уточните у специалистов местного отделения фонда.

Составление отчетности с помощью сервиса Контур.Отчет ПФ.

Вам не нужны сторонние приложения. Сервис Контур.Экстерн уже содержит в себе программные модули для формирования и сдачи электронной отчетности в ПФР.

Постоянное обновление системы гарантирует своевременное появление актуальных форм и полное соответствие порядка предоставления отчетности установленным требованиям. В условиях постоянно меняющегося законодательства это является залогом успешной сдачи отчетности.

Контур.Отчет ПФ поможет даже, когда есть необходимость проверки отчетов, сформированных другими аналогичными программами, он свободно совмещается с другими приложениями и позволяет вам формировать отчет в любом удобном модуле.

Информация об актуальных формах

Система «Контур-Отчет ПФ» снабжена контекстными подсказками и содержит обучающие ролики, которые помогут вам быстро и правильно заполнить необходимые формы отчетности:

  • CПB-1 — образец для формы CПB-1 «Сведения о страховых взносах и страховом стаже работника для установления размера его пенсии»;
  • CПB-6 — образец для формы CПB-6 на примере II полугодия 2010 г.;
  • CЗB-6 для ИП — образец для формы отчетности CЗB-6 для индивидуальных предпринимателей;
  • PCB-1 — образец для формы PCB-1 (расчет по страховым взносам) нарастающим итогом;
  • PCB-2 — образец для формы PCB-2 (по выплатам страховых взносов).

Какие формы электронной отчетности могут быть представлены в Пенсионный фонд РФ?

По закону РФ через интернет разрешено передавать:

  • Отчеты по программе пенсионного софинансирования.
  • Электронные документы по страховым взносам.
  • Данные персонифицированного учета.

Формы отчетности доступные с «Контур-Отчет ПФ»

  • Все актуальные формы нового образца СЗВ-6-3 и АДВ-6-4.
  • Формы электронной отчетности по стажу и страховым взносам (Персонифицированный учет в ПФР от 2010 года, АДВ-6-2, СЗВ-6-1 и СЗВ-6-2. Форма АДВ-6-3 обычно формируется в автоматическом режиме.
  • Отчеты по выплатам вознаграждений и страховых взносов (формы СЗВ-6-4 и АДВ-6-5).
  • Формы РСВ-1, РСВ-2 и РВ-3 (расчет по страховым взносам).
  • Реестр застрахованных лиц ДСВ-3 и заявление ДСВ-1.
  • Электронную отчетность в Пенсионный фонд до 2010 года АДВ-6-1, АДВ-11, СЗВ-4-1, СЗВ-4-2.
  • Электронную отчетность о выплатах за 2011 и 2012 годы АДВ-6-4, СЗВ-6-3.
  • Страховые свидетельства AДB-1, AДB-2, AДB-3, AДB-9.

Формы, для которых передача онлайн не регламентирована:

  • CЗBK (трудовая книжка работника в электронной форме);
  • AДB-1 (персональные данные застрахованного лица);
  • AДB-2 (заявление застрахованного лица об отмене свидетельства);
  • AДB-3 (заявление страхователя о выдаче дубликата свидетельства на руки).

Инструкция с корректировками и дополнениями в «Протокол обмена документами личного учета по ТКС в рамках документооборота Пенсионного фонда РФ» от 10.11.07 можно прочитать на официальном сайте Пенсионного фонда Российской Федерации. Документ регламентирует электронный документооборот, в соответствии с правилами от 01.04.11 ПФР осуществляет прием форм РСВ, СЗВ и АДВ в электронной форме одним пакетом отчетности. Требование представлено на основании новых законодательных норм России.

Заполнение отчета вручную (создание отчета внутри системы)

В Контур-Экстерн реализована отправка отчетности в ПФР через веб-интерфейс. Для отправки отчетности в ПФР через веб-интерфейс, выполните следующие действия:

  1. Зайдите в программу Контур-Экстерн.
    Если вы впервые пользуетесь программой Контур-Экстерн web-интерфейс, воспользуйтесь данной инструкцией для того чтобы войти в систему  )нажмите здесь, чтобы прочитать инструкцию(
  2. Нажмите ПФР -> Заполнить отчет или корректировку. Выберите из списка нужный отчет и нажмите на него
    Соглашение об электронном документообороте с ПФР: образец заявления
  3. Выберите период для создаваемого отчета. Затем нажмите Создать отчет
    Соглашение об электронном документообороте с ПФР: образец заявления
  4. Укажите реквизиты формы и отправителя. Нажмите Далее
    Соглашение об электронном документообороте с ПФР: образец заявления
  5. Заполните отчет, указав необходимые данные. Нажмите Далее.
    Соглашение об электронном документообороте с ПФР: образец заявления
  6. Если ошибок и предупреждений нет, нажмите на кнопку Отправить в ПФР
    Соглашение об электронном документообороте с ПФР: образец заявления
  7. следующем окне вы увидите статус и время отправки отчета. Вы сможете контролировать обработку отчета в УПФР в режиме он-лайн.
    Чтобы проверить результат обработки отчета, нажмите на него. Протокол приема отобразится после обработки отчета в УПФР.
    Соглашение об электронном документообороте с ПФР: образец заявления

Что можно сделать через СБИС в рамках работы с ПФР

Все компании, в которых официально трудоустроены наемные сотрудники, обязаны сдавать в Пенсионный фонд отчеты. Для этого необходимо заполнить две формы:

  • Ежегодную форму СЗВ-СТАЖ. Она сдается по итогам года до 1 марта один раз в году;
  • Ежемесячную форму СЗВ, которая формируется и отправляется в ПФР каждый месяц до 15 числа (по итогам предыдущего).

В 2020 году расчет страховых взносов передается в Налоговую инспекцию, корректировка индивидуальных сведений происходит в форме «СЗВ-КОРР». С помощью программы СБИС, вы сможете не только направить отчеты в Пенсионный Фонд РФ, доступны и дополнительные функции в программе:

  • Проведение сверки данных с ПФР;
  • Отправка служебных писем в ПФР;
  • Оформление для работника выхода на пенсию.

Программа СБИС постоянно обновляется, поэтому все изменения форм отчетности автоматически отражаются в системе.

сбис пфр

Важно! Для работы в СБИС и обмена онлайн-документацией с Пенсионным Фондом нужно заключить соглашением между ним и вашей организацией об обмене электронными документами.

Как создать отчет в ПФР через программу СБИС

Для формирования электронной отчетности в Пенсионный фонд необходимо выполнить последовательно ряд действий. Алгоритм создания нового отчета выглядит так:

  1. Откройте программу и зайдите в раздел «Отчетность», нажмите кнопку «Новый отчет»;
  2. В открывшемся меню выберите «Расчеты страховых взносов и индивидуальные сведения», установите отчетный период, нажмите «Создать»;
  3. СБИС автоматически подставит получателя – отделение ПФР, настроенное на вашу компанию;
  4. При ведении бухучета в системе СБИС, выберите вкладку «Заполнить по бухгалтерскому учету» – данные внесутся автоматически.
  5. Если требуется изменить данные, кликните на кнопку «Перезаполнить». В этой ситуации необходимо внести показатели вручную.
  6. Проверьте сформированные документы и нажмите кнопку «Сохранить».

создание отчета сбис

Мастер подготовки электронных документов в ПФР формирует полный комплект документов. Вам останется только отметить галочками нужные для отправки в Пенсионный Фонд отчеты.

Если требуется добавить сведения из других файлов, то это доступно в системе. Для этого нужно сделать следующее:

  • В меню верхней панели выберите кнопку «Загрузить», и нажмите на файл с информацией о РСВ-1;
  • Данные загрузятся при условии, что в выбранном файле и отчетном периоде сведения о страхователе совпадают.

Важно, при попытке загрузить несколько файлов с РСВ-1, то загрузится только один. Другие файлы с отчетностью в Пенсионный фонд не загрузятся.  

сохранение нового отчета

Особенности заполнения отчетности в СБИС

Все, что входит в отчет, отражается в меню, которое находится в блоке слева. Новые отчеты включают пункты, заполняемые всеми отчитывающимися компаниями – они выделяются цветом.

  • Если нужно добавить другие разделы, сделайте это в начале формирования отчета в ПФР. Для этого достаточно в меню слева нажать «Создать раздел».
  • Если требуются дополнительные страницы, их можно создать самостоятельно. Откройте требуемый раздел, справа вверху кликните на строчку «Добавить страницу».

Не забывайте перед сохранением и отправкой отчетности  внимательно проверить все сформированные  документы.

Как отправить отчет в ПФР через СБИС

Для отправки электронных документов с подготовленной отчетностью в Пенсионный Фонд РФ потребуется вставить носитель с Электронной подписью в ваш компьютер. Далее следуйте инструкции:

  • Откройте раздел «Отчеты», выберите нужные и нажмите «К отправке»;
  • В этот момент система начнет автоматическую проверку правильности расчетов, и показателей, сравнивая их с документами текущего периода;
  • Правильно заполненный документ будет отправлен автоматически, на отчетности в СБИС изменится статус на «Отчет отправлен, но еще не считается сданным»;
  • Если система обнаружит неточности, то на экране появится надпись «Отправка»;
  • В этом случае кликните на «Исправить», система покажет места, которые требуют корректировки – внесите изменения, сохраните их и нажмите на кнопку «К отправке».

отправить отчет

В СБИСЕ номера пачек определяются автоматически. Здесь предусмотрена сквозная нумерация – так требует ПФР. Изменить эту нумерацию вы сможете самостоятельно. Датой составления документов будет день формирования отчета в СБИС.

Образец заявления в ПФР на подключение электронной отчетности

Содержание заявления вполне понятно – оно включает в себя просьбу к ПФР о присоединении предприятия к электронному документообороту. Но, помимо этой очевидной информации, в бланк входят и другие важные сведения.

В начале документа называется:

  • адресат — наименование территориального отделения Пенсионного фонда;
  • дата, с которой страхователь хотел бы быть подключенным к электронной системе.

Затем идет два раздела.

Каждый заявитель заполняет только один из них – в зависимости от того, кем он является – юридическим лицом или ИП.

Соответственно, об организации вносится следующая информация (все сведения должны соответствовать учредительным бумагам фирмы):

  • полное название, ОГРН, ИНН, КПП;
  • адрес (юридический и фактический);
  • данные о банке, в котором обслуживается страхователь;
  • среднесписочное количество сотрудников.

Предприниматели вносят в бланк:

  • свои ФИО, ИНН;
  • паспортные данные;
  • адрес места жительства (по регистрации и фактический);
  • банковские реквизиты.

Далее идет небольшая таблица, в которую вписывается информация о компании, оказывающей услуги связи между страхователем и ПФР и используемом средстве криптозащиты информации.

Заявление в ПФР на подключение электронной отчетности. Часть 1

В завершении заявитель подписывает документ, подтверждая таким образом свое согласие с условиями Соглашения о работе в системе электронного документооборота.

Заявление в ПФР на подключение электронной отчетности. Часть 2

Само Соглашение специалисты ПФР предоставляют после того, как получат от предприятия заполненное по всем правилам заявление. Затем представители организации должны внести реквизиты Соглашения (номер и дату) в программу связи от удостоверяющего центра или передать их уполномоченному представителю.

Источники

  • https://pfrp.ru/faq/soglashenie-ob-elektronnom-dokumentooborote-s-pfr.html
  • https://kontur-extern.net/programma-pfr-dlya-sdachi-otchetnosti/
  • https://assistentus.ru/forma/zayavlenie-na-podkluchenie-elektronnoj-otchetnosti/
  • https://nalog-nalog.ru/strahovye_vznosy/szvm/zayavlenie_v_pfr_na_podklyuchenie_elektronnoj_otchetnosti/
  • https://kontur.ru/extern/pfr
  • https://ppt.ru/forms/pfr/el-oborot-pfr
  • https://astral.ru/business/elektronnyy-dokumentooborot/dlya-pfr/
  • https://buhguru.com/personificirovannyy-uchet/novyj-reglament-2020-elektronn-dokumentooborota-s-pfr-persuchyot.html
  • https://gosuchetnik.ru/bukhgalteriya/kak-podklyuchitsya-k-elektronnomu-dokumentooborotu-s-pfr
  • https://kontur.ru/articles/5703
  • https://freedocx.ru/152-soglashenie-s-pfr-ob-elektronnom-dokumentooborote-2015-moskva-blank-skachat-besplatno.html
  • https://nalog-nalog.ru/spravochnaya_informaciya/poryadok_elektronnogo_vzaimodejstviya_s_pensionnym_fondom/
  • https://online-buhuchet.ru/elektronnyj-dokumentooborot-s-pfr-kak-podklyuchit-zayavlenie/
  • https://extern.b-ts.ru/pfr/
  • https://7405405.ru/faq/%D0%98%D0%BD%D1%81%D1%82%D1%80%D1%83%D0%BA%D1%86%D0%B8%D1%8F%20%D0%BF%D0%BE%20%D0%BE%D1%82%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BA%D0%B5%20%D1%81%D0%B2%D0%B5%D0%B4%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B9%20%D0%B2%20%D0%9F%D0%A4%D0%A0%20%D1%87%D0%B5%D1%80%D0%B5%D0%B7%20%D0%9A%D0%BE%D0%BD%D1%82%D1%83%D1%80-%D0%AD%D0%BA%D1%81%D1%82%D0%B5%D1%80%D0%BD%20web-%D0%B8%D0%BD%D1%82%D0%B5%D1%80%D1%84%D0%B5%D0%B9%D1%81/
  • https://faquslugi.ru/sbys-otpravit-otchet-pfr/

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть!
Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Е-баллы