Переходим на электронные трудовые книжки: алгоритм действий

Содержание статьи

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронные трудовые книжки – рабочее название, на самом деле это «сведения о трудовой деятельности»:

1. Информация о работнике.

2. Даты приема, увольнения, перевода на другую работу.

3. Место работы.

4. Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение), произведенного в отношении работника.

5. Должность, профессия, специальность, квалификация работника, структурное подразделение, к которому он относится.

6. Вид поручаемой работы.

7. Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа).

8. Причины расторжения трудового договора.

То есть практически все сведения, содержащиеся в бумажных трудовых книжках, за исключением сведений о поощрениях.

Собирает и хранит эти сведения орган ПФ РФ. Как отметил ПФ РФ, передавать их организациям нужно аналогично другой отчетности. При этом работодателей и работников заверяют, что информационная система ПФ РФ аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных и исключает их изменение, уничтожение или потерю.

Основные тезисы

Тезисно перечислим основные нововведения:

  • с 2020 года сведения о трудовой деятельности всех сотрудников учреждения работодатели будут передавать в ПФР в электронном виде;
  • в 2020 году трудовые книжки будут вестись и в электронном (на электронной площадке ПФР), и в бумажном виде;
  • начиная с 2021 года работник должен выбрать дальнейший способ ведения трудовой книжки (либо только электронно, либо и в электронном, и в бумажном виде);
  • перевести работника на электронную трудовую книжку (без оформления бумажного варианта) можно только с его согласия;
  • тем, кто впервые устраивается на работу после 31.12.2020, бумажная трудовая книжка заводиться не будет.

Закон об электронных трудовых книжках с 1 января 2020 года

Федеральный закон № 439-ФЗ от 16 декабря 2019г. об электронных трудовых книжках вступил в силу с 1 января 2020 года. Закон вносит изменения в Трудовой кодекс в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Трудовой кодекс дополнили статьей 66.1 «Сведения о трудовой деятельности», где закреплены обязанности работодателей передавать сведения о кадровых изменениях в ПФР.

В чем польза от внедрения электронных трудовых книжек?

— В практике встречаются случаи массовой утраты документов вследствие пожара, кражи сейфа. И процесс их восстановления всегда очень сложный и трудоемкий. К тому же сейчас есть ряд ненужной и лишней отчетности между лицом, ведущим трудовые книжки, и бухгалтерией.

Переход на цифровые носители решит эти проблемы:

  • сократятся издержки на приобретение и хранение трудовых книжек;
  • не нужно будет нести ответственность за их сохранность и тратить время на бумажное оформление;
  • работодателям будет проще взаимодействовать с дистанционными работниками.

Но все же бумажная трудовая книжка является неким сдерживающим дисциплинарным механизмом. Для некоторых работников важно сохранить именно в ней хорошую историю записей.

Понятно, что после перехода на электронное формирование сведений туда тоже будет попадать информация об увольнениях, например по дисциплинарному основанию. Но ряд российских работников думает так: нет документа, нет проблем.

Что будет с бумажными трудовыми книжками?

Если кому-то не хочется лишаться бумажной трудовой книжки – можно не переживать, они останутся. Работодатели продолжают их вести в ряде случаев. Так, в переходном периоде – в 2020 году – вместе с бумажным вариантом весь год придется формировать и электронные сведения.

А вот после 1 января 2021 года бумажные книжки нужно будет вести только на сотрудников, которые до 31 декабря 2020 года напишут об этом заявления. Тем, кто не напишет такое заявление, выдайте их трудовые книжки на руки, а книжки тех, кто написал, храните и заполняйте в том же порядке, что и раньше.

При этом электронные книжки будут вестись всегда, а отказаться от бумажной трудовой работник сможет в любое время.

Как в течение 2020 года, так и позднее у лиц, поступающих на работу и предоставляющих при поступлении бумажные трудовые книжки, принимайте их и ведите дальше.

Лицам, которые начнут работать впервые в 2021 году или позднее, трудовые книжки оформляются только в электронном виде.

Те работники, у кого бумажной книжки при приеме на работу уже нет, должны предоставить вам сведения по форме СЗИ-ТД.

Стоит ли работодателям беспокоиться о сроках?

— Вопрос перехода на электронные трудовые книжки очень активно обсуждается в СМИ и профессиональных сообществах. Появляется много недостоверных сведений, домыслов о том, что работодатели не успеют подготовиться к изменениям.

Первое, что нужно понять, — никуда спешить в 2019 году не нужно. Переход на электронное формирование сведений будет плавным. В 2020 году параллельно с ведением бумажных трудовых книжек мы начнем сдавать новую персонифицированную отчетность, которая будет содержать сведения о трудовом стаже работников.

Если законопроект примут, работодатель будет обязан вести бумажные трудовые книжки лишь тех работников, которые до 1 января 2021 года подадут ему соответствующие письменные заявления. Остальным трудовые книжки будут выданы на руки, и работодатель будет освобожден от ответственности за их хранение.

На работников, которые впервые поступят на работу с 1 января 2021 года, трудовые книжки оформляться уже не будут. Сведения о трудовой деятельности таких работников будут вести только в электронном виде.

Какие документы изменить или скорректировать?

— Главное в 2020 году — проинформировать работников об изменениях в законодательстве, желательно в письменной форме. Важно донести, что уже с 2020 года работодатели будут направлять в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности в рамках новой персонифицированной отчетности. Сведения о трудовой деятельности в электронном виде будут храниться только с персонального согласия человека.

Скорее всего, работодателям потребуется проанализировать существующие локальные нормативные акты и актуализировать тексты по вопросам ведения трудовых книжек.

Обязателен ли переход на цифровой формат

Переход на новую версию добровольный. Если человек захочет сохранить старый формат, на бумаге, он имеет на это право. В любом случае, согласен работник на переход или хочет оставить все по-старому, ему надо написать заявление. Тем, кто откажется от бумажного варианта, документ выдадут на руки в тот же день. Тем, кто устроится на работу впервые в 2021 году, оформят только ЭТК.

Плюсы и минусы нового формата

Минус у новой системы только один — дополнительные хлопоты у работодателя и кадровиков. Но это только в переходное время. Своевременная отправка отчета заменит хранение, ведение бумажных документов, покупку бланков. В остальном ЭТК намного удобнее бумажных:

  • невозможно потерять или испортить документ;
  • легкий доступ к своим данным, даже с мобильного телефона;
  • нельзя вносить изменения «задним числом».

Утечка или кража сведений

Тем не менее, от утечки данных или взлома не застрахована ни одна система. Электронное пространство также несовершенно для длительного хранения сведений.

Если часть сотрудников предпочтет сохранить бумажные аналоги, работодателю придется подавать отчетность в ПФР для электронных и параллельно вести бумажные. Это удвоит нагрузку на кадровый отдел.

Полная утрата записей

Кроме кражи данных, возможна их полная утрата. Восстановление сведений займет длительное время. На серверах может возникнуть ошибка или атака вируса и сведения о трудовом стаже человека пропадут, что повлияет на размер пенсии или в целом на ее выплату.

Бизнес

Плюсы

1) У работодателей снизятся издержки на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.

2) Появится возможность аналитической обработки данных о трудовой деятельности сотрудников.

3) Раньше сотрудники имели возможность заводить более одной трудовой книжки и пользоваться ими поочередно при необходимости. С электронной цифровой книжкой так не получится. Все будет отслеживаться в одном- единственном месте.

Минусы

1) Главным минусом для бизнеса является тот факт, что, если сотрудник сохраняет у себя бумажную версию трудовой книжки — у предприятия образуется двойной объем документооборота.

2) Помимо этого, сложным вопросом до сих пор остается проблема с некорректными и ошибочными записями. Внесение изменений довольно сложный технический вопрос и этот процесс еще не налажен.

3) В формате цифровых трудовых книжек отсутствует поле для внесения сотруднику благодарностей. А это всегда было и остается важным моментом для государственных предприятий.

4) Не очень приятным моментом для работодателя является то, что при трудоустройстве нового сотрудника в бумажной трудовой книжке можно сразу отследить места предыдущих мест работы с подписями и печатями, а сейчас необходимо запрашивать у работника выписку с прошлого места работы или выписку из личного кабинета. Такие выписки чреваты подделками документов, так как эти справки легко подделать.

5) Прием на работу и увольнение необходимо вносить в электронную цифровую книжку «день в день». Это неудобно тем, что работы могут проводиться в местности, не имеющей стабильного доступа к интернету: на севере, в труднодоступных местах и пр. В таких ситуациях запись о приеме и увольнении «день в день» физически не получится внести в электронную трудовую книжку.

Извещаем работников

Этот процесс начинается с направления или вручения каждому работнику письменного уведомления. В него нужно включить две части. Первая — краткое изложение сути изменений в трудовом законодательстве, связанных с появлением электронных трудовых книжек. Вторая — разъяснение работнику его права подать заявление о выборе порядка ведения трудовой книжки (п. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Кого следует уведомить

В Законе № 439-ФЗ сказано о необходимости известить всех работников, без каких-либо исключений. А значит, направить уведомления нужно и тем, кто находится в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком. Адресатами уведомления будут также надомники, сезонные, временные сотрудники и т.п.  Известить нужно работников всех подразделений, представительств и филиалов. Наконец, не забывайте, что руководитель организации в большинстве случаев также является ее работником. То есть его тоже нужно уведомить о возможности перейти на ЭТК.

Внешние совместители и дистанционные работники

Отдельно рассмотрим вопрос об уведомлении внешних совместителей. С одной стороны, Закон № 439-ФЗ не делает исключений для этой категории работников. Но, с другой стороны, в уведомлении нужно указать на возможность выбора между продолжением ведения бумажной трудовой книжки в соответствии со статьей 66 ТК РФ или представлением сведений о трудовой деятельности в соответствии с новой статьей 66.1 ТК РФ. А по правилам статьи 66 ТК РФ оформлять трудовые книжки могут только работодатели по основному месту работы. Получается, что работодатель «по совместительству» не вправе уведомить сотрудника о выборе между бумажной книжкой и ее электронным вариантом.  При этом Закон № 439-ФЗ не обязывает направлять уведомления без данной информации.

Поэтому мы считаем, что извещать внешних совместителей не нужно. Этот вывод можно подтвердить и тем фактом, что представление работником заявления о переходе на ЭТК (в случае, если работодатель все-таки направит уведомление) не повлечет никаких юридических последствий. Ведь работодатель «по совместительству» не сможет выдать такому работнику бумажную трудовую книжку, как того требует Закон № 439-ФЗ. Ничего не произойдет и в том случае, если работодатель «по совместительству» передаст информацию о выборе работника его «основному» работодателю. Получение сведений от другой организации не названо в Законе № 439-ФЗ в качестве основания для выдачи сотруднику бумажной трудовой книжки и переводу его на ЭТК.

Если же совместитель, получивший уведомление, не подаст заявление, то на основании пункта 2 статьи 2 Закона № 439-ФЗ следует продолжить вести его бумажную трудовую книжку. Но, очевидно, что работодатель «по совместительству» не сможет это сделать. Таким образом, уведомление внешних совместителей о выборе порядка ведения трудовой книжки не влечет никаких юридических последствий ни для работника, ни для работодателя, а, следовательно, не имеет смысла.

Аналогичная ситуация складывается и с дистанционными работниками, по которым работодатель не ведет трудовые книжки. Напомним, что статья 312.2 ТК РФ разрешает при заключении трудового договора о дистанционной работе прописать, что сведения о ней в трудовую книжку не вносятся (а если человек устраивается на работу впервые, установить, что трудовая книжка не оформляется). А значит, если достигнута такая договоренность, работодатель не сможет ни выдать работнику трудовую книжку с записью о переходе на ЭТК, ни продолжить вести трудовую книжку по прежним правилам. Поэтому полагаем, что включать в список для рассылки уведомлений надо только тех дистанционных сотрудников, по которым работодатель заполняет трудовые книжки.

Получаем заявления от работников

Каждый работник, получивший уведомление, должен до конца 2020 года принять решение о том, хочет ли он перейти на электронную трудовую книжку, или намерен сохранить бумажную версию документа (п. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). В первом случае сотруднику придется направить в адрес работодателя соответствующее заявление в срок не позднее 31 декабря 2020 года (п. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Во втором случае заявление можно не подавать — работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку, если работник прямо укажет на такой вариант в заявлении, либо если он никак не выразит свое волеизъявления (п. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Но при этом такой «молчун» в дальнейшем уже не сможет перейти на электронную трудовую книжку (возможности подать заявление после 31 декабря 2020 года у него не будет). Если же работник осознанно отказался от ЭТК и изъявил желание сохранить бумажную версию трудовой книжки, то он сможет в любой момент передумать, и подать заявление о переходе на электронный вариант. В том числе, это можно будет сделать и после 31 декабря (п. 5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Советуем обратить внимание сотрудников на это положение закона.

Кроме тех, кто выбрал бумажный вариант трудовой книжки, а потом передумал, подать заявление о переходе на ЭТК после 31 декабря 2020 года могут следующие категории сотрудников (если, конечно, они не подали его до этой даты):

  • те, кто по состоянию на 31 декабря находился в отпуске, болел, был отстранен от работы или по каким-то другим причинам не выполнял свои трудовые обязанности при сохранении за ними рабочего места;
  • те, кто по состоянию на 31 декабря вообще не состояли в трудовых отношениях;
  • те, кто по каким-то иным причинам не имели реальной возможности подать заявление в установленный срок. 

Во всех этих случаях заявление можно направить только работодателю по основному месту работы. Об этом прямо сказано в пункте 6 статьи 2 Закона № 439-ФЗ (заметим, что это положение дополнительно подтверждает правильность сделанного выше вывода об отсутствии необходимости рассылать уведомления внешним совместителям). Если работодатель «по совместительству» получит подобное заявление после 31 декабря 2020 года, он должен вернуть его сотруднику, указав, что оно может быть представлено только по основному месту работы.

Образцы заявлений

Вот как выглядит заявление об отказе ведения трудовой книжки в бумажном формате и переходе на ее электронный вариант.

Образец заявления об отказе от трудовой книжки в бумажном формате

А это образец заявления о сохранении бумажной трудовой книжки и отказе от ее выдачи на руки.

Руководителю

ООО «Общество»

К.К. Карпову

от продавца

П.П. Пилюгиной

ЗАЯВЛЕНИЕ

В соответствии с частью 2 статьи 2 федерального закона от 16.12.2020 №439-ФЗ прошу продолжить вести мою трудовую книжку в соответствии со статьей 66 ТК РФ.

_______________ П.П. Пилюгина

«___»_____________2020 г.

Если работник хочет оба варианта

В соответствии со ст. 66.1 ТК РФ сведения в электронном виде (это и есть фактически книжка, ведущаяся электронно) составляются на каждого работника, вне зависимости от наличия бумажного варианта. Пока работник не сделает выбор в пользу компьютерного варианта, за ним сохраняется право на оба формата.

Сведения о выборе варианта ведения трудовой книжки предоставляются по новой форме СЗВ-ТД, утвержденной постановлением правления ПФР №730п в срок до 15-го числа следующего месяца.

ВАЖНО!Не соответствует действительности утверждение, что если подано заявление о введении электронной ТК, то отчет надо сдавать ежемесячно, периодичность у данной отчетности другая. СЗВ-ТД сдается при важных изменениях в правоотношениях (прием, увольнение, перевод) и при подаче сотрудником письменного обращения о выборе способа ведения книжки.

Сроки направления

В законе точно указано, когда подавать заявление на электронную трудовую книжку, — до 31 января 2020 года. Этот срок из-за пандемии пока не сдвигался. Исключения сделаны для трудящихся, указанных выше, которые не могут присутствовать по уважительной причине на рабочих местах. Этим правом после истечения указанного срока вправе воспользоваться и другие лица, не сделавшие требуемый выбор вовремя.

Наказание для работодателей за отсутствие заявлений

Нормативными актами установлен предельный срок подачи заявлений о ведении трудовых книжек и уведомлений об изменениях в законодательстве о ведении документации о трудовой деятельности. Повлиять на выбор сотрудника администрация организации не может, но сообщить заблаговременно обязана. Привлечение к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ производится только за нарушение обязанности по уведомлению и сроков предоставления письменного уведомления (до 31.10.2020).

Как работнику получить сведения о его трудовой деятельности?

Работник может обратиться к вам с заявлением с просьбой о предоставлении сведений о его трудовой деятельности. Вы должны их предоставить в течение 3 рабочих дней способом, указанным в заявлении работника: на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии).

Обратите внимание: вы должны предоставить сведения только о работе в вашей организации.

Если сотрудник просит предоставить СТД при увольнении, сделать это нужно в день расторжения трудового договора. Сведения предоставляются по форме СЗИ-ТД.

Сведения вы должны предоставить и в случае обращения уже уволенного работника. На это у вас также есть 3 рабочих дня.

Объясните работникам, что сведения о работе в других организациях они могут получить:

  • в МФЦ;

  • в ПФ РФ;

  • на портале госуслуг.

Эти сведения также предоставляются на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

В ПФР, МФЦ или на «Госуслугах» в форме СТД-ПФР

СТД-ПФР утверждена приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н. В форме отражается информация о всей трудовой деятельности, в том числе, за периоды до 31.12.2019 (наименование работодателя, период работы).

ПФР может выдать сведения о трудовой деятельности как на бумаге, так и в электронном виде — с усиленной квалифицированной электронной подписью. МФЦ будет выдавать СТД-ПФР только на бумаге, «Госуслуги» — только в электронном виде.

У работодателя по последнему месту работы в форме СТД-Р

Форма СТД-Р утверждена приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н. Если у сотрудника нет бумажной трудовой, работодатель должен будет выдать ему заверенные сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде. 

Сделать это нужно в течение трёх рабочих дней после получения заявления от сотрудника или в день прекращения трудового договора. Если в день увольнения сотрудник за сведениями не пришёл, их нужно направить ему в бумажном виде заказным письмом с уведомлением.

Работодатель может сообщить данные только за тот период, когда сотрудник работал у него.

Будут ли вноситься в ЭТК сведения о поощрениях?

Курсы для бухгалтеровПрофпереподготовка, повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.Школе
Расписание курсов

— В рамках законопроекта № 748744-7 в разделе индивидуального лицевого счета «Сведения о трудовой деятельности» планируется указывать данные о месте работы, характере выполняемой работы и ее периодах. Это регистрационный номер, наименование страхователя, сведения о его переименованиях. Информация о приеме работника, наименование должности, специальности, профессии, переводы на другую работу, увольнения и основания прекращения трудового договора.

Предполагается указание реквизитов приказов, распоряжений, иных решений или документов, являющихся основаниями для оформления трудовых отношений.

Внесение информации о награждениях не предусмотрено.

Что нужно знать об ответственности за нарушения?

— Напомню, что обязанность по информированию работников об изменениях в части применения трудовых книжек лежит на работодателе.

В Государственную Думу внесен проект Федерального закона № 748758-7, направленный на внесение изменений в Кодекс об административных правонарушениях. Планируется ввести административную ответственность для работодателя, который представит в информационную систему ПФ РФ неполные или недостоверные сведения о трудовой деятельности работника или же нарушит сроки подачи данных.

Правила внутреннего трудового распорядка. Прием на работу

1. Прием на работу и увольнение

1.1. Прием на работу в организацию производится на основании заключенного трудового договора.

1.2. При заключении трудового договора работодатель обязан потребовать от поступающего:

  •  трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства ;
  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • диплом или иной документ о полученном образовании (полном или неполном) и (или) документ, подтверждающий специальность или квалификацию; документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета, в том числе в форме электронного документа, либо страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;
  • документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.

Правила внутреннего трудового распорядка. Выдача сведений о трудовой деятельности

4. ОБЯЗАННОСТИ РАБОТОДАТЕЛЯ.

4.1. Работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы в организации способом, указанном в заявлении работника:

  • на бумажном носителе, заверенные надлежащим способом;
  • в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (в случае ее наличия у работодателя).

Сведения о трудовой деятельности предоставляются:

  • в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
  • при увольнении — в день прекращения трудового договора.

4.4. Заявление работника о выдаче сведений о трудовой деятельности у работодателя может быть подано в письменном виде или направлено на электронную почту работодателя [email protected] При использовании электронной почты работодателя работник направляет отсканированное заявление, в котором содержится:

  • наименование работодателя;
  • должностное лицо, на имя которого направлено заявление (генеральный директор);
  • просьба о направлении в форме электронного документа сведений о трудовой деятельности у работодателя;
  • адрес электронной почты работника;
  • собственноручная подпись работника;
  • дата написания заявления.

Сведения о трудовой деятельности не предоставляются работнику, если в отношении него ведется трудовая книжка в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса.

4.5. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать работнику сведения о трудовой деятельности невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от их получения, работодатель направляет работнику их по почте заказным письмом на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

Пошаговая инструкция

1. Издайте соответствующие приказы

Внесение изменений в законодательство в части введения электронных трудовых книжек повлекло за собой необходимость проведения в учреждениях определенных мероприятий, а также установления новых обязанностей для должностных лиц кадровой, бухгалтерской (либо иных) служб. Следовательно, нужно будет издать приказы по учреждению:

  • об утверждении плана мероприятий в связи с введением электронных трудовых книжек;
  • о назначении ответственных лиц за ведение электронных трудовых книжек.

2. Внесите изменения в локальные акты

Скорректировать потребуется и некоторые локально-нормативные акты учреждения. В частности, нужно будет:

  • внести изменения в должностные инструкции лиц, ответственных за ведение электронных трудовых книжек и за представление соответствующей отчетности;
  • скорректировать график документооборота в части установления алгоритма и сроков подготовки необходимых документов и сведений;
  • дополнить новыми формулировками локальные акты, в которых упоминается трудовая книжка, например правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), инструкцию по делопроизводству.

3. Обеспечьте техническую готовность представления сведений

Работодатели должны позаботиться об обеспечении технической готовности представления сведений о трудовой деятельности для хранения их в информационных ресурсах ПФР.

Кроме того, нужно завести электронную почту (и довести адрес электронной почты до сведения работников), куда работники смогут присылать заявления о выдаче им сведений о трудовой деятельности.

4. Разработайте формы уведомления и заявления

Законодательство обязывает работодателей в срок до 01.07.2020 уведомить работников о переходе на электронные трудовые книжки. Форма такого уведомления не утверждена, соответственно, работодатель должен разработать ее самостоятельно.

Работники, в свою очередь, до 31.12.2020 включительно должны подать работодателю письменное заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки). Форма такого заявления произвольная. Но чтобы у работников не возникало вопросов, целесообразно разработать формы заявлений и предлагать их в качестве образца работникам.

5. Проверьте правильность оформления бумажных трудовых книжек

Перед переходом на ведение электронных трудовых книжек целесообразно провести сплошную проверку правильности оформления бумажных трудовых книжек. При необходимости — внести новые записи или исправить ошибки.

6. Подготовьтесь к сдаче отчетности

С 2020 года работодатели обязаны будут представлять сведения:

  • в ПФР — ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, по форме СЗВ-ТД (с учетом выходных дней впервые указанный отчет нужно представить до 17.02.2020);
  • работникам — по их запросу и при увольнении по форме СТД-Р (ранее предполагалось, что для этого будет использоваться форма СЗИ-ТД).

То есть, как уже указывалось выше, в учреждении нужно будет назначить лиц, ответственных за оформление данных форм, при необходимости провести обучающие занятия по порядку их заполнения.

Отметим, что ежемесячная форма СЗВ-ТД в 2020 году должна оформляется не на всех работников, а лишь на тех:

1) которые подали заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (в месяце, следующем за тем, в котором было подано такое заявление);

2) у которых поменялись сведения о трудовой деятельности, в частности произошли следующие события:

  • прием на работу (службу);
  • перевод на другую работу;
  • изменение наименования страхователя;
  • установление (присвоение) второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации (заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации — класс, категория, классный чин и т. п.);
  • увольнение с работы;
  • лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.

Если на сотрудника не составлялся ни один отчет СЗВ-ТД в течение 2020 года, сведения о его должности нужно подать в ПФР до 15.02.2021.

С 2021 года работодатели обязаны будут подавать в ПФР сведения о приеме и увольнении работников не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).

7. Уведомите работников о переходе на электронные трудовые книжки

Проведите разъяснительную работу среди работников о сути электронных трудовых книжек, о возможности выбора способа ведения трудовых книжек и об алгоритме получения сведений о трудовой деятельности.

До 01.07.2020 уведомите под подпись работников (включая тех, кто находится в декрете) о переходе на электронные трудовые книжки и о необходимости выбора ими дальнейшего способа ведения трудовых книжек. Декретницам уведомление можно направить заказным письмом.

8. Организуйте прием заявлений от работников

До 31.12.2020 организуйте прием заявлений от работников о выборе способа ведения трудовой книжки.

Если работник до 31.12.2020 не представил соответствующее заявление по уважительной причине (например, находился на больничном, в отпуске, в декрете либо по иному основанию не исполнял трудовые обязанности, но за ним сохранялось место работы либо гражданин имел стаж работы по трудовому договору, но по состоянию на 31.12.2020 не состоявшие в трудовых отношениях), он может представить такое заявление работодателю в любое время позже.

9. Выдайте работникам бумажные трудовые книжки

Если работник выбрал способ ведения трудовой книжки в электронном виде, после 01.01.2021 бумажную трудовую книжку ему нужно будет выдать на руки под подпись (факт выдачи зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек). При выдаче трудовой книжки в нее необходимо внести запись о подаче работником соответствующего заявления.

Нужно ли специальное программное обеспечение?

— Благодаря названию проекта «Электронная трудовая книжка — 2020» может возникнуть ложное понимание, что это некий носитель в электронном виде. Но это не так.

Для хранения сведений о трудовой деятельности работников будут использоваться информационные системы Пенсионного фонда. А это значит, что работодателям не нужно приобретать и устанавливать специальное программное обеспечение. Для сдачи отчетности они смогут использовать привычные средства телекоммуникационной связи, например Контур.Бухгалтерию.

Как информация будет переноситься с бумажных носителей на электронные?

— Такой перенос информации не запланирован. Это повлекло бы дополнительную нагрузку как на работодателей, так и на Пенсионный фонд. 

Те работники, которые не напишут заявление о сохранении бумажного оформления трудовых книжек, получат их на руки. Всю ответственность за сохранность сведений с этого момента они возьмут на себя.

Кому должны написать заявление те, кто захотят сохранить бумажный документ? Работодателю?

— Да, в этом случае работодатели будут дублировать всю информацию и в электронном виде.

Помните, что именно работодатель обязан будет проинформировать работников, которые пожелают сохранить внесение записей в бумажную трудовую книжку, о необходимости написать заявление до 1 января 2021 года.

Однако я советую работодателям не спешить с оповещением в 2019 году. Дело в том, что к 2020 году законодатели могут уточнить требования к содержанию такого информирования.

Если перенос данных из бумажных носителей в электронные не предусмотрен, нужно ли работнику самому что-то предпринимать, чтобы перенести данные о своем трудовом стаже в электронный формат?

Кадровое делопроизводствоПовышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.Школе
Посмотреть программу

— Возможно, после рассмотрения законопроекта в Государственной Думе этот вопрос будет решен. Сейчас запланировано, что все данные будут предоставляться через отчетность, поэтому будем ждать нормативные правовые акты, которые утвердят соответствующие формы.

Созданы ли какие-то вспомогательные памятки, которые помогут осуществить переход?

— На сайте Пенсионного фонда России в разделе «Электронная трудовая книжка» представлена актуальная информация по теме.

Формы для передачи электронных сведений в ПФР уже разработаны

ПФР опубликовал подробную инструкцию по переходу к электронным трудовым книжкам (ЭТК). Цель формирования ЭТК обеспечить постоянный и комфортный доступ граждан к информации об их деятельности и предоставить новые возможности для кадрового учета.

Чиновники разъясняют, что ЭТК не предполагает наличия физического носителя и ведется только в цифре. Ознакомиться с размещенными в ней сведениями можно будет в личном кабинете на сайте ПФР, на портале госуслуг и через приложения смартфонов.

Среди преимуществ ЭТК отмечены:

  • оперативный доступ сотрудников к указанной информации;
  • сведение к минимуму количества допускаемых ошибок;
  • возможность дистанционного устройства на работу;
  • сокращение расходов на закупку, ведение и хранение бумажных книжек;
  • оформление пенсий без личного присутствия и представления подтверждающих документов;
  • возможность использования данных документа при получении госуслуг;
  • возможность аналитической обработки информации для госорганов и работодателей;
  • повышение сохранности и безопасности данных.

В отношении последнего аргумента чиновники заверяют, что информационная система ПФР соответствует последним нормативным требованиям в области защиты персональных данных. По итогам многолетнего опыта работы фонд берет на себя смелость гарантировать практически полную защиту информации от программных сбоев и хакерских атак с целью подтасовки или исключения данных из реестров. В качестве страховки от потери столь ценных сведений используются распределительные системы их хранения.

Для передачи СТД уже разработаны проекты форм:

  • СЗВ-ТД — для предоставления СТД на всех работников в органы ПФР;
  • СЗИ-ТД — для предоставления СТД в отношении отдельного работника по его запросу.

Форму СЗВ-ТД необходимо заполнять в случаях:

  • приема и увольнения;
  • переводов;
  • установления иной квалификации.
  • Форма содержит:
  • сведения о страхователе (регистрационный номер, наименование работодателя, ИНН, КПП);
  • СНИЛС, Ф.И.О. зарегистрированного лица;
  • сведения о подаче заявления относительно прежнего ведения трудовой книжки или о представлении СТД с указанием даты;
  • отчетный период;
  • признак отмены мероприятия;
  • дату приема, перевода, увольнения;
  • вид мероприятия (прием, перевод и т.д.);
  • должность, профессию, специальность, квалификацию;
  • вид поручаемой работы;
  • структурное подразделение;
  • причины увольнения с указанием нормы ТК РФ;
  • основание (наименование документа, дата и его номер).

Сроки подачи СЗВ-ТД в ПФР:

С 01.01.2020 — ежемесячно до 15-го числа следующего месяца. Отражать информацию необходимо только в отношении тех работников, у которых произошли кадровые перестановки.

С 01.01.2021 — о приеме и увольнении придется сообщать не позднее рабочего дня после издания соответствующего приказа.

Подать форму можно как на бумаге, так и в электронном формате. Порог численности сотрудников — 25 человек.

Форма СЗИ-ТД предусмотрена для отражения индивидуальных сведений о деятельности работника за весь период его работы в организации. Эта форма предназначена для выдачи сотрудникам по их запросу. Например, при увольнении.

Ее содержание аналогично форме СЗВ-ТД.

Бумажную СЗИ-ТД придется заверять подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации при ее наличии, а электронную — усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица.

Что поменяется в персонифицированном учете

В Закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ вносятся изменения, связанные с переходом на электронные трудовые книжки.

Индивидуальный лицевой счет застрахованного лица, хранящийся в электронном виде в органах ПФР, будет дополнен разделом «Сведения о трудовой деятельности». Состав раздела «Сведений о трудовой деятельности»:

Таким образом, в СТД будет отражаться та же информация, что и в трудовой книжке, за исключением сведений об образовании и поощрениях.

Обо всех случаях приема на работу, переводов, увольнений, подачи заявлений о способе ведения трудовых книжек организация обязана сообщать в ПФР. Сроки представления сведений зависят от вида события и периода, когда оно произошло (2020 или 2021 годы).

При представлении работодателем сведений о застрахованном лице впервые страхователь обязан одновременно представить в ПФР сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 01.01.2020. Обращаем внимание, что сообщать придется о деятельности именно в данной организации, а не у предыдущих работодателей.

Еще один важный момент: при отсутствии у работников кадровых событий, перечисленных в таблице, сведения о его деятельности в течение 2020 года подавать не нужно. Их представление в ПФР откладывается до 15.02.2021.

Если численность работников за предшествующий месяц составляет 25 и более человек, сведения представляются исключительно в электронной форме, подписанной усиленной электронной подписью. Этим правом могут воспользоваться и организации с меньшей численностью сотрудников.

Формировать сведения в форме электронного документооборота можно c помощью:

  • своих программных средств;
  • бесплатного электронного сервиса Пенсионного фонда РФ.

Информацию о непредставлении в установленный срок СТД либо представление неполных или недостоверных сведений органы ПФР обязаны передавать в порядке межведомственного взаимодействия в территориальные инспекции труда в течение 5 дней после обнаружения указанных нарушений.

К организациям и должностным лицам, допустившим нарушения, будет применена административная ответственность по нормам трудового права.

Новый отчет СЗВ-ТД

Подробно о новом отчете, кто и когда его должен сдавать и как заполнять, мы рассказали в этой статье. Здесь расскажем коротко о главном.

Ежемесячный отчет СЗВ-ТД нужен для наполнения электронной базы ПФР сведениями о трудовой деятельности. Первый раз работодатели его сдадут в феврале 2020 года, но не все, а только часть из них.

Дело в том, что в 2020 году отчет нужно сдавать только тем работодателям, у которых в отчетном месяце появились основания для этого.

Вот эти основания:

  1. Компания приняла нового сотрудника, уволила или перевела сотрудника внутри компании.
  2. Кто-то из сотрудников сдал заявление о выборе варианта ведения трудовой.
  3. Работодатель поменял название.
  4. Работнику установили (присвоили) вторую или последующую профессию, специальность или иную квалификацию.
  5. По решению суда работнику запретили занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.

Если за месяц ничего подобного не произошло, фирма не должна сдавать СЗВ-ТД по итогам этого месяца. Если основание появилось – нужно до 15 числа следующего месяца сдать отчет СЗВ-ТД на работника, по которому есть основание, по остальным ненужно. Отчет сдают на каждого сотрудника отдельно.

Если ничего из вышеперечисленного не произойдет за весь 2020 год, то первый отчет СЗВ-ТД вы должны будете сдать только в феврале 2021 года.

Внимание! В самом первом отчете СЗВ-ТД на каждого сотрудника нужно в табличной части указать сведения о последнем кадровом мероприятии по этому сотруднику по состоянию на 01.01.2020 года. Другими словами – перенести туда последнюю запись из его бумажной трудовой. Более раннюю информацию переносить не нужно.

Например, в марте 2020 года сотрудник уволился. До 15 апреля работодателю нужно отправить на него отчет СЗВ-ТД, где в табличной части первым пунктом будет идти последняя информация из трудовой по состоянию на 01.01.2020г. (например, о приеме), а вторым – запись об увольнении.

Отчет СЗВ-ТД сдают только в электронном виде, если число сотрудников в компании 25 и более. Поэтому заранее позаботьтесь о технической возможности отправлять отчеты по ТКС и заключите соглашение об электронном документообороте с ПФР (если у вас его еще нет, и вы до этого не отчитывались в ПФР в электронном виде).

С 2021 года порядок сдачи СЗВ-ТД поменяется. При увольнении или приеме сотрудника нужно будет сдавать отчет сразу – не позднее следующего дня после выхода приказа. А вот при переводе или получении заявления о выборе способа ведения трудовой срок останется прежний – до 15 числа следующего месяца

Отчётный период

Поле «Отчётный период» заполняется при ежемесячном представлении формы, но только до 1 июля 2021 года, когда начнет действовать новая форма. 

Номер месяца указывается в формате ММ. Также в этом разделе нужно указать год в формате ГГГГ, к которому относится отчётный месяц. Он должен быть больше или равен «2020».

Подраздел «Наименование»

Графа «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение». Заполняйте по штатному расписанию. Для некоторых должностей предусмотрены льготы или ограничения, поэтому их надо называть так, как требуют квалификационные справочники. Структурное подразделение указывается в случае, если информация о нем отражена в трудовом договоре.

В этой же графе указывается информация о совместительстве, если работник является совместителем. Также в этой графе можно разместить другие сведения (комментарий) о мероприятии.
 
Графа «Код выполняемой функции». С 1 января 2021 года указывается код из семи цифро-буквенных знаков в формате «ХХ.ХХХ-Х-Х», где:

  • первые пять цифровых знаков, разделенные точкой, — это код наименования вида профессиональной деятельности (раздел I профстандарта), содержащего обобщенную трудовую функцию, к которой относится выполняемая работником работа по должности (профессии), специальности (раздел III профстандарта);
  • последние два цифро-буквенных знака (раздел II профессионального стандарта) — буквенный знак кода обобщенной трудовой функции и цифровой знак, уровень квалификации, к которому относится данная обобщенная трудовая функция.

Заполняется графа при наличии утвержденного профессионального стандарта и принятии работодателем решения о его применении.

С 1 июля 2021 года графа «Код выполняемой функции» станет обязательной для заполнения и порядок её заполнения изменится. Надо будет указывать кодовое обозначение из Общероссийского классификатора занятий. Подробнее — в обзоре изменений.
 
Графа «Причина увольнения». Укажите причину прекращения трудового договора по ТК РФ или иному федеральному закону. А также наименование документа, в соответствии с которым проведено расторжение трудового договора и пункт, часть статьи, статью нормативного документа. Пишите без сокращений, как в трудовой книжке.

Подраздел «Основание»

Графа «Наименование документа». Укажите вид документа (приказ, распоряжение, иное решение работодателя), а в графах «Дата» и «Номер документа» — дату и номер приказа или распоряжения, по которому сотрудник принят на работу (переведён, уволен и т.д.).< /p>

Графа «Дата». Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Графа «Номер документа». Укажите номер документа — без знака «№».

Если нужно отменить запись о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, страхователь представляет форму СЗВ-ТД, заполненную в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, при этом в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» проставляется знак «X».

Бланк СЗВ-ТД

ПФР уже разработал бланк СЗВ-ТД, но пока официально не утвердил. Это произойдет после того, как законодатели примут поправки в Закон № 27-ФЗ, и закончится процедура согласования формы отчета с Минтрудом России.

Незаполненный бланк умещается на одной странице и выглядит следующим образом:

В заглавной части отчета приводится минимальный набор данных о работодателе, представляющем сведения о своих работниках:

  • регистрационный номер в ПФР;
  • наименование организации/ИП;
  • ИНН и КПП.

Порядок заполнения отчета

Оформление отчета начинается с внесения сведений о работодателе:
Аналогичные сведения вносятся в привычный для работодателей отчет СЗВ-М, поэтому трудностей при заполнении этих данных в бланке СЗВ-ТД возникнуть не должно. Напомним, откуда взять данные для заполнения:

  • Регистрационный номер в ПФР

Это 12-значный цифровой код, который присваивается каждому юридическому лицу или ИП при регистрации в ПФР и должен обязательно присутствовать на всех отчетах, направляемых в этот фонд. Правильность его заполнения можно проверить, например, на сайте ФНС. Для этого скачайте выписку из реестра юрлиц/ИП и в разделе «Сведения о страхователе в Пенсионном фонде» вы найдете регистрационный номер фирмы в ПФР.

  • Наименование организации/Индивидуального предпринимателя

Для юридического лица оно берется из учредительных документов. Если отчитывается предприниматель, то перед Ф. И. О. указывают аббревиатуру «ИП».

  • ИНН и КПП

Информацию об ИНН и КПП возьмите из свидетельства, полученного от ФНС. Для юридического лица используется 10-значный ИНН и 9-значный КПП. Для ИП идентификационный номер будет 12-значным, а КПП не применяется.

  • Отчетный период

В этой графе проставляется код отчетного периода (номер месяца по порядку от начала года) и отчетный год:

  • Сведения о работниках и их трудовой деятельности.

Сведения отражаются в табличной форме. Всего требуется заполнить 13 граф:

  • Порядковый номер (графа 1)

Последовательность занесения работников в отчет значения не имеет. Это может быть алфавитный, хронологический (по хронологии, установленной работодателем) или любой другой порядок.

  • Фамилия Имя Отчество (графы 2-4)

Приводим в именительном падеже. Отчество указываем при его наличии. Запись производится на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность: военного билета, водительских прав, заграничного паспорта и др. (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).

  • СНИЛС (графа 5)

Заполняем на основании данных об индивидуальном страховом номере в системе пенсионного страхования.

  • Дата (число, месяц, год) приема, перевода, приостановления, увольнения (графа 6)

Добавится ли работы кадровикам и бухгалтерам из-за отчета СЗВ-ТД?

Безусловно, новый отчет потребует дополнительных усилий и затрат времени у его составителей. Изначально придется потратить время на изучение формы и правил ее заполнения. А при отправке заполненного отчета в ПФР могут выявляться ошибки, которые не позволят сдать его с первого раза.

Но есть и бонусы — у работодателей отпадают обязанности по ведению и хранению бумажных трудовых книжек. А вместе с этим исчезает целый комплекс проблем, присущих технологии работы с бумажными бланками трудовых книжек — по исправлению ошибочных записей, оформлению и заверению выписок из трудовых книжек, соблюдению сроков и способов передачи трудовой книжки при расторжении трудового договора и т. д.

Но говорить об облегчении труда кадровиков все-таки не приходится. Часть трудовых книжек им все-равно придется вести вручную на бумажных бланках — если сотрудники до конца 2020 года письменно попросят об этом работодателя.

В таком случае кадровику придется не только передавать сведения в ПФР в электронном или бумажном виде (с помощью отчета СЗВ-ТД), но и дублировать их в бумажной трудовой книжке таких сотрудников.

Новый отчет СТД-Р

При увольнении все работодатели должны будут выдавать работникам, которые отказались от бумажных трудовых, сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Также этот отчет нужно будет предоставлять и еще работающим сотрудникам по их требованию.

Действия работодателей по переходу на электронные трудовые книжки

Как подготовиться к переходу на новый формат? Приведем алгоритм действий.

Шаг 1. Издание приказов о проведении мероприятий по переходу и о назначении ответственного

Любое нововведение в конкретной организации начинается с утверждения плана мероприятий. В данном случае он может содержаться в приказе по основной деятельности о переходе на электронные сведения о трудовой деятельности работников. Приказом установите также лиц, ответственных за такие мероприятия, и их сроки.

Кроме того, издайте приказ о назначении работника, ответственного за электронные сведения. Это может быть как специалист по кадровой работе, так и другой сотрудник организации.

Шаг 2. Обеспечение технической готовности к представлению сведений

На этом этапе проверьте, готово ли ваше программное обеспечение для передачи электронных сведений о трудовой деятельности сотрудников в ПФ РФ.

Заведите адрес электронной почты, куда работники смогут присылать заявления о выдаче сведений и откуда вы сможете отправлять их в электронном виде.

Шаг 3. Разработка форм уведомлений и заявлений работников

До 30 июня 2020 года (включительно) вы должны уведомить каждого работника об изменениях трудового законодательства, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи заявления сделать выбор между бумажной или электронной формой.

Унифицированной формы такого уведомления нет, поэтому разработайте ее сами. Как образец можете использовать следующую форму:

Уважаемый ________________!

Уведомляем Вас, что в связи с изменением законодательства с 1 января 2020 года сведения о Вас как о работнике, выполняемой Вами работе, переводах на другую постоянную работу и увольнении МКУ «***» передает в ПФ РФ. Пенсионный фонд формирует и ведет сведения о трудовом стаже в электронном виде.

В связи с этим бумажная трудовая книжка больше не является основным документом о Вашей трудовой деятельности.

Вы имеете право сохранить трудовую книжку в бумажной форме. Для этого до 31 декабря 2020 года напишите заявление по образцу, находящемуся в отделе кадров. В этом случае после 1 января 2021 года мы продолжим вести вашу трудовую книжку и одновременно передавать сведения в ПФ РФ.

Если вы не напишете заявление в течение 2020 года, вы получите бумажную трудовую книжку на руки. После этого МКУ «***» освобождается от ответственности за ее хранение. Все сведения будут учитываться и храниться только в электронном виде.

Директор

___________

/_______________________/

(подпись)

(Ф. И. О.)

С уведомлением ознакомлен

___________

/_______________________/

(подпись)

(Ф. И. О.)

Заявление работника может быть таким:

Заявление

Прошу продолжить хранить в организации и вести мою трудовую книжку в бумажной форме в соответствии с Инструкцией по заполнению и ведению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

Шаг 4. Проверка бумажных трудовых книжек

Перед переходом на ведение электронных трудовых книжек проверьте правильность их заполнения. В частности, нет ли ошибок:

  • в личных данных работников (Ф. И. О., даты рождения, образование, специальность);

  • в датах приемов, переводов, увольнений;

  • в названиях организаций и должностей;

  • в реквизитах приказов о приемах и увольнениях;

  • в формулировках и ссылках на статьи законов в записях об увольнении;

  • в записях о постоянных переводах.

Шаг 5. Внесение дополнений в локальные акты организации

В локальные акты, где упоминается трудовая книжка, придется внести изменения или дополнения (например, в правила внутреннего трудового распорядка, инструкцию по делопроизводству). В частности, укажите, как вы будете получать, хранить и обрабатывать электронные сведения о трудовой деятельности сотрудников, как будете их сотрудникам выдавать, в том числе при увольнении. Изменения согласуйте с профсоюзом, если он есть.

Приведем пример изменений в ПВТР.

2. Прием на работу.

2.1. Прием на работу в организацию производится на основании трудового договора, заключенного в письменной форме.

2.2. Перед заключением трудового договора кандидат на работу представляет:

– трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
– документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета, в том числе в форме электронного документа, либо страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;

<…>

4. Обязанности работодателя.

4.1. Работодатель обязан предоставлять работнику сведения о трудовой деятельности за период работы в организации способом, указанным в заявлении работника:

– на бумажном носителе, заверенные надлежащим способом;
– в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (в случае ее наличия у работодателя).

4.2. Сведения о трудовой деятельности предоставляются:

– в период работы – не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
– при увольнении – в день прекращения трудового договора.

4.3. Заявление работника о выдаче сведений о трудовой деятельности у работодателя может быть подано в письменном виде или направлено на электронную почту работодателя ___________.

4.4. Сведения о трудовой деятельности не предоставляются работнику, если в отношении него ведется трудовая книжка в соответствии со ст. 66 ТК РФ.

4.5. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать работнику сведения о трудовой деятельности невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от их получения, работодатель в этот же день направляет работнику их по почте заказным письмом на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

Дополнения придется внести и в должностную инструкцию кадрового или другого работника, которому вменяются обязанности по формированию электронных сведений, составлению отчетности и другим действиям в сфере обработки сведений о трудовой деятельности работников.

Шаг 6. Подготовка к сдаче отчетности

Чтобы сведения о трудовой деятельности работников поступали в ПФ РФ, вам придется сдавать отчеты по форме СЗВ-ТД. Как и форма СЗИ-ТД, эта форма разработана, но пока не утверждена.

С 1 января 2020 года представляйте сведения не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором работники принимались на работу, переводились или увольнялись. Если сведения о работнике представляются впервые, одновременно представьте сведения о его трудовой деятельности в вашей организации по состоянию на 1 января 2020 года.

К сведению: если численность работников организации 25 и более, подаваемые сведения подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью. Организации с меньшей численностью могут сдавать отчет на бумажном носителе или в электронном варианте, подписанном электронной подписью.

С 1 января 2021 года кроме ежемесячного отчета СЗВ-ТД нужно будет подавать отдельные сведения о приеме и увольнении работников. И делать это нужно будет не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).

Сведения о трудовой деятельности в виде электронного документа формируются с использованием программно-технических средств, применяемых для автоматизации своей деятельности, или с использованием бесплатной программы на сайте ПФ РФ.

Имейте в виду, что за нарушение сроков представления отчетности вас могут привлечь к административной ответственности за нарушение трудового законодательства пока по общей ст. 5.27 КоАП РФ, а впоследствии будет принята и специальная.

Шаг 7. Уведомление работников о переходе на электронную форму

Вручите работникам под подпись уведомления до 1 июля 2020 года. Вместе с тем объясните, что такое электронная трудовая книжка, чтобы работники смогли правильно выбрать, как и где они будут получать соответствующие сведения.

Не забудьте о работников, находящихся в декретах и отпусках. Можно направить им уведомления заказным письмом с уведомлением.

Шаг 8. Выдача работникам бумажных трудовых книжек

После 1 января 2021 года выдайте бумажные трудовые книжки работникам, которые не подали заявление об их сохранении (продолжении их ведения). Факт выдачи следует зафиксировать под подпись работника в книге учета движения трудовых книжек.

На тех работников, кто напишет заявление до 31 декабря 2020 года, продолжайте вести трудовые книжки.

При этом учтите, что подать такое заявление по истечении указанного срока могут работники, которые не успели его подать из-за болезни, отпуска, были отстранены от работы и которые, имея трудовой стаж, до 31 декабря 2020 года не состояли в трудовых отношениях.

Источники

  • https://www.audit-it.ru/articles/personnel/a110/1004251.html
  • https://www.klerk.ru/buh/articles/495379/
  • https://www.MoeDelo.org/club/article-knowledge/elektronnye-trudovye-knizhki-2020
  • https://School.Kontur.ru/publications/1695
  • https://ppt.ru/art/tk/perekhod-na-elektronnye-trudovye-knizhki
  • https://www.officemag.ru/info/guide/index.php?ID=10502368
  • https://www.klerk.ru/buh/articles/505716/
  • https://www.BuhOnline.ru/pub/tks/2020/1/15397
  • https://ppt.ru/forms/zayavlenie/perekhod-na-elektronnie-trudovye-knizhki
  • https://kontur.ru/articles/5677
  • https://buhguru.com/kadrovaya-rabota/elektronnye-trudovye-knizhki-2020.html
  • https://www.klerk.ru/buh/articles/493373/
  • https://www.klerk.ru/buh/articles/491305/

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть!
Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Е-баллы